La réglementation dans l'emailing : RGPD, CNIL, CAN-SPAM-Act
L’email marketing reste un levier redoutablement efficace… à condition d’en maîtriser les règles ! Entre RGPD, CNIL et CAN-SPAM Act, les campagnes emailing sont désormais encadrées par des obligations strictes qu’il ne faut surtout pas sous-estimer. Oubli de consentement, lien de désinscription absent, base de données mal nettoyée : chaque erreur peut vous exposer à des sanctions financières lourdes et nuire à votre délivrabilité. Ce guide vous éclaire sur les principales réglementations à connaître, les pièges à éviter, et surtout les bonnes pratiques à mettre en place pour rester conforme et performant. Objectif : sécuriser vos envois, respecter vos contacts et optimiser vos résultats — en toute légalité. Chez MO&JO, on vous aide à y voir clair pour faire de votre stratégie emailing un atout… pas un risque.
L’email marketing reste l’un des leviers les plus performants pour toucher vos prospects, fidéliser vos clients et booster vos conversions. Pourtant, derrière ce canal qui booste votre ROI, se cache un terrain semé d’embûches réglementaires.
Une simple erreur de paramétrage, un oubli de lien de désinscription, ou une mauvaise gestion des consentements peuvent exposer votre entreprise à de lourdes sanctions financières… voire entacher durablement votre réputation de marque et d’envoi.
La montée en puissance du RGPD en Europe, la vigilance accrue de la CNIL en France, et les règles strictes du CAN-SPAM Act aux États-Unis ont fait de l’emailing un exercice délicat où chaque faux pas peut coûter cher.. Mais ne paniquez pas : maîtriser ces règles n’est pas une montagne infranchissable. Elles sont aussi là pour vous protéger et préserver la sécurité des clients.
Cet article vous livre une vue d’ensemble claire, concrète et opérationnelle des principales lois encadrant l’emailing, tout en vous guidant vers les ressources clés pour approfondir chaque sujet. Objectif : vous aider à garder vos campagnes performantes et irréprochables.
Chez MO&JO, agence emailing, nous vous aidons à auditer vos pratiques, sécuriser vos envois, et construire une relation client saine, légale et performante.
En Bref
- Quelle est la valeur juridique d’un mail ? Un email a une valeur juridique s’il peut être authentifié et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. Il peut servir de preuve en cas de litige ou de contrôle.
- Quels sont les risques d’un emailing non conforme ? Les principaux risques sont des sanctions financières de la CNIL, une dégradation de votre réputation et des taux de délivrabilité très faibles.
- Quelles sont les erreurs à éviter dans l’emailing ? Les 4 erreurs les plus fréquentes sont : envoyer sans consentement, masquer le lien de désinscription, utiliser des bases non conformes ou peu qualifiées, conserver trop longtemps des contacts inactifs.
- Comment prouver le consentement à recevoir un email ? Conservez l’horodatage, le contenu du formulaire, et le contexte dans lequel le consentement a été donné via un CRM ou un outil d’emailing conforme RGPD.
Au fait... un email a-t-il une valeur juridique ?
C’est une question fréquente, surtout lorsqu’on parle d’archives marketing, de consentement ou de preuve d’envoi. Et la réponse est claire : oui, un email a une valeur juridique.
En tant que document électronique, il peut être utilisé comme preuve à condition de garantir son intégrité et son authenticité. Cela inclut :
- la traçabilité de l’envoi (date, heure, contenu),
- l’identité de l’expéditeur et du destinataire,
- la conservation dans des conditions sécurisées.
Dans le cadre du RGPD, cette valeur juridique est précieuse pour prouver que vous avez bien recueilli le consentement d’un contact, ou que vous avez respecté ses droits (désinscription, information sur les finalités marketing liées à son abonnement, etc.).
💡 Le conseil MO&JO : Conservez les preuves d’envoi et de consentement dans vos outils CRM ou d’emailing. En cas de contrôle, elles vont faire toute la différence.
Par exemple, en cas de contrôle de la CNIL, prouvez que vous êtes informés des réglementations en cours et que vous suivez les bonnes pratiques à la lettre.
Un bon traitement, une conservation claire et sécurisée des informations légales vous permettront de faire de ce contrôle une banalité. À condition aussi que votre collecte préalable des données soit irréprochable (mais ça, nous n'avons pas à vous le redire).
RGPD, CNIL, CAN-SPAM : qui dit quoi ?
1. Le RGPD : le cadre européen de la protection des données
Entré en application en 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données s’impose à toute entreprise qui collecte, traite ou stocke des données personnelles de citoyens européens. En matière d’emailing, il impose notamment de :
- recueillir un consentement clair, libre et éclairé,
- donner la possibilité de se désinscrire facilement,
- garantir la sécurité et la transparence des traitements.
Besoin de maîtriser toutes les subtilités du RGPD appliqué à l’emailing ?
👉 Consultez notre guide complet : Email et RGPD : comment rester conforme
2. La CNIL : l’autorité de contrôle française
La CNIL ne se contente pas de publier des lignes directrices : elle surveille, elle alerte… et elle sanctionne.
Son rôle ? Vérifier que vous appliquez les règles du RGPD, mais aussi faire respecter les spécificités françaises, comme l’obligation d’opt-in en B2C ou la durée de conservation limitée des données.
Elle est également très attentive à la provenance des bases d’adresses email, à la clarté des mentions d’information préalable de collecte, et à la facilité de retrait du consentement.
Vous ciblez des contacts en France ? Il est indispensable de connaître les règles spécifiques de la CNIL.
👉 Tous les détails sont dans cet article : Emailing et CNIL : les règles à respecter
3. Le CAN-SPAM Act : les obligations côté USA
Si vous envoyez des emails commerciaux à des contacts basés aux États-Unis, vous tombez sous le coup du CAN-SPAM Act. Cette réglementation impose notamment :
- l’identification claire de l’expéditeur,
- la présence d’une mention “publicitaire” explicite,
- un lien de désinscription fonctionnel et immédiat,
- l’interdiction de pratiques trompeuses (comme l’usurpation d’identité ou même une fausse promesse).
👉 Une campagne vers les USA ? Ne prenez aucun risque et appliquez les bonnes pratiques dès le départ. Évitez les sanctions du CAN-SPAM Act – le guide
Quelles obligations concrètes pour vos campagnes emailing ?
Comprendre la réglementation, c’est bien. La traduire en actions concrètes pour vos campagnes, c’est mieux. Pour rester dans les clous, voici les obligations clés à intégrer avant chaque envoi.
1. Le fondement juridique : sur quoi repose votre campagne ?
En Europe, toute opération d’emailing doit se baser sur un fondement légal solide. En marketing, deux cas sont admis :
- Le consentement explicite : c’est la règle en B2C. Le destinataire doit avoir accepté volontairement de recevoir vos messages, via une case à cocher non pré-cochée ou un double opt-in.
- L’intérêt légitime : souvent invoqué en B2B. Il est possible d’envoyer des emails à des professionnels sans consentement préalable, sous conditions strictes (un objet et surtout un contenu lié à leur activité, possibilité de s’opposer, etc.).
👉 Pour savoir quand vous pouvez utiliser l’intérêt légitime, référez-vous à notre dossier complet : Email et RGPD : comment rester conforme
2. Les mentions obligatoires à inclure dans vos emails
Chaque message commercial doit contenir :
- L’identité de l’expéditeur (nom de l’entreprise, adresse postale ou email),
- Un lien de désinscription clair, visible et opérationnel (nous vous conseillons même de le dupliquer en header et en footer),
- Des mentions légales intégrées en bas de l'email (footer) avec un lien de redirection vers la page web de l'entreprise pour des informations plus complètes.
Ces éléments sont exigés par le RGPD, la CNIL et le CAN-SPAM Act. Le non-respect de l’un d’eux suffit à invalider toute votre campagne.
3. B2B vs B2C : les règles ne sont pas les mêmes
En B2C, le principe est clair : pas de prospection sans consentement préalable. En B2B, l’exception de l’intérêt légitime permet plus de souplesse, mais elle ne dispense pas de prudence. Vous devez toujours :
- Vous assurer que le contenu est pertinent pour le professionnel ciblé,
- Offrir une possibilité de se désinscrire,
- Informer clairement sur l’usage des données, voire de leur provenance.
Vos responsabilités en tant qu’expéditeur
Envoyer un email marketing, ce n’est pas juste cliquer sur “Envoyer”. En tant qu’entreprise, vous endossez la responsabilité du traitement des données personnelles. Cela implique des obligations bien précises.
1. Vous êtes responsable de traitement : qu’est-ce que ça signifie ?
Cela veut dire que vous décidez des finalités (pourquoi vous traitez les données) et des moyens (comment vous les collectez, stockez, utilisez). Vous devez donc être en mesure de :
- Prouver que vous avez recueilli un consentement valide,
- Justifier la durée de conservation des données,
- Assurer la sécurité et la confidentialité des informations stockées.
La gestion des données personnelles au quotidien
Voici ce que vous devez impérativement mettre en place :
- Un système de collecte conforme (ex. : formulaire avec opt-in),
💡 Le conseil MO&JO : Si vous externalisez une partie de la collecte passez par un tiers de confiance pour gérer cette collecte. Un expert des réglementations email qui possèdent des pratiques exemplaires. Validés par d'autres tiers de régulations comme le CPA, OneTrust etc.
Exemple de tiers de confiance : au hasard... MO&JO 😉
- Un suivi des préférences utilisateurs (abonnements, désinscriptions, etc.),
💡 Le conseil MO&JO : Pour aller encore plus loin demandez leur leur rythme de réception idéale
- Un processus de suppression ou d’anonymisation des données inactives ou obsolètes.
👉 Vous n’avez pas encore nettoyé votre base ? Découvrez pourquoi c’est indispensable : Suppression des inactifs : comment nettoyer sa base RGPD
Et en cas de faille ?
Si vous constatez une violation de données (ex. : piratage de votre outil d’emailing), vous devez :
- Informer la CNIL dans les 72 heures,
- Notifier les personnes concernées si le risque est élevé
Omettre cette étape, c’est prendre le risque d’une sanction alourdie.
Cas d’usage et erreurs fréquentes à éviter (avec vrais exemples et leçons à tirer)
Les sanctions tombent souvent là où on les attend le moins. Derrière chaque amende de la CNIL, il y a une erreur concrète, identifiable, évitable. Voici trois cas réels, analysés pour que vous ne tombiez pas dans les mêmes pièges.
Brico Privé – Quand un simple email promo coûte 500 000 €
L’histoire : Cette PME toulousaine spécialisée dans les ventes privées a voulu relancer des utilisateurs inactifs. Le problème étant que ces personnes avaient uniquement créé un compte, sans jamais finaliser d’achat.
Le Résultat : Elles n’avaient jamais consenti à recevoir des emails marketing de leur part.
Ce que la CNIL a reproché :
- Envoi d’emails sans consentement,
- Conservation excessive des données,
- Failles de sécurité dans la gestion des comptes.
La sanction : 500 000 € d’amende. L’entreprise a aussi dû revoir tout son processus de collecte et de gestion des données.
💡Ce que vous devez retenir : créer un compte ≠ accepter de recevoir des emails commerciaux. Il faut un opt-in clair, spécifique et documenté. Ne vous fiez jamais à l’implicite.
Orange – la pub déguisée devient un piège à 50 millions d’euros
L’histoire : Des millions d’utilisateurs voyaient des encarts publicitaires dans leurs messageries Orange. Des messages qui ressemblaient à des emails... sans l’être vraiment.
Le problème : ces publicités étaient diffusées sans le consentement clair des abonnés.
Ce que la CNIL a pointé :
- Une absence de consentement pour la prospection,
- Une poursuite de la collecte de données même après désactivation des cookies,
- Des informations incomplètes sur les finalités publicitaires.
La sanction : 50 millions d’euros d’amende infligés à la maison mère (Google avait aussi écopé d’une sanction similaire dans un autre dossier).
💡Ce que vous devez retenir : Le consentement doit être explicite, libre et spécifique. Et une publicité dans une boîte mail reste un acte de prospection soumis au RGPD.
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Kaspr – quand scraper LinkedIn devient illégal
L’histoire : Kaspr proposait un outil B2B pour récupérer automatiquement les coordonnées (email, téléphone) de profils LinkedIn. Pratique pour les commerciaux. Trop pratique.
Le problème : ces données étaient collectées sans jamais informer les personnes concernées.
Ce que la CNIL a constaté :
- Aucune base légale pour le traitement,
- Absence d’information sur les finalités,
- Non-respect du droit d’opposition.
La sanction :
240 000 € d’amende, et l’interdiction de poursuivre les pratiques tant que les conditions RGPD ne sont pas remplies.
💡Ce que vous devez retenir : Ce n’est pas parce qu’une donnée est accessible publiquement qu’elle peut être exploitée librement ou pour n’importe quoi. LinkedIn n’est pas un annuaire opt-in.
Comment assurer sa conformité ? Checklists et bonnes pratiques
Passons à l’action. Voici les éléments incontournables à vérifier avant chaque envoi, pour des campagnes emailing conformes, sécurisées et performantes.
Petit checklist express d’une campagne emailing conforme
- Le destinataire a donné son consentement explicite (ou vous êtes dans un cadre B2B légitime).
- Le lien de désinscription est visible, accessible et actif.
- Les mentions légales sont présentes et compréhensibles.
- Vous conservez les preuves de consentement de manière sécurisé.
- Votre outil d’emailing est conforme RGPD.
- Vous respectez les préférences et droits des destinataires.
- Vous avez exclu les contacts inactifs depuis plus de 3 ans (sauf si engagement démontré).
Les outils et pratiques pour garder le cap
Utilisez un outil CRM ou d’emailing compatible RGPD, comme Klaviyo, MailerLite ou Brevo, qui offrent :
- Une gestion des consentements,
- Un suivi des désinscriptions,
- Une documentation de la traçabilité.
💡 Le conseil MO&JO : Pensez à programmer un audit régulier de vos pratiques d’emailing : droits d’accès, politiques de conservation, sécurité des données… Formez vos équipes : tous les membres en contact avec les données doivent connaître les bases du RGPD et des obligations emailing.
Note MO&JO : Si vous traitez ou stockez de la data vous devez obligatoirement avoir un DPO référent
Ce que la CNIL vérifie en priorité (et comment s’y préparer)
La CNIL ne contrôle pas au hasard. Lorsqu’elle inspecte une entreprise, elle suit des axes de vérification bien définis. Savoir ce qu’elle regarde en premier vous permet d’anticiper, de documenter, et d’éviter toute mauvaise surprise.
1. La traçabilité du consentement
Ce qu’elle veut voir : comment vous prouvez qu’un contact vous a bien donné son accord pour recevoir vos emails.
- Où est stocké le consentement ?
- Quelle date ? Quel support ? Quelle finalité ?
Ce qu’il faut préparer : un système d’enregistrement horodaté (via votre outil d’emailing ou CRM), avec conservation du texte affiché au moment de l’opt-in.
2. Les conditions de désinscription
Ce qu’elle teste : est-ce que le lien de désinscription fonctionne ? Est-il accessible en un clic ?
Un email de test peut suffire à détecter une infraction.
Ce qu’il faut faire : testez vous-même chaque modèle d’email. La désinscription doit être immédiate, sans justificatif ni formulaire complexe.
3. La gestion des données inactives
Ce qu’elle vérifie : combien de temps conservez-vous les adresses inactives, et sur quelle base.
Un contact n’a pas ouvert vos emails depuis 3 ans ? Il doit être supprimé ou anonymisé.
Note MO&JO : Elles peuvent même mettre en place dans vos bases des spams trap (ou aussi honeypot) comme les FAIs → des adresses destinées au contrôle régulier sur ces bases fondamentales d'inactivités / de liens de désabonnement absent, etc.
N'oubliez pas, vous êtes observés !, mais c'est pour votre bien, celui de vos clients.
Ce qu’il faut mettre en place :
- Une politique de conservation claire (ex. : 2 ans d’inactivité = suppression),
- Des campagnes de réactivation régulières avant suppression.
👉 Sinon, retrouvez notre Guide complet dédié à la Suppression des inactifs
4. La documentation RGPD disponible
Ce qu’elle exige : un registre des traitements, une politique de confidentialité à jour, un DPO désigné (si nécessaire)
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Ce que vous devez anticiper :
- Centralisez tous vos documents de conformité,
- Formez vos équipes marketing aux bases du RGPD,
- Désignez un point de contact interne (ou externe) pour les questions CNIL.
💡 Le conseil MO&JO : un audit interne annuel, même simple, vous permet de corriger les écarts avant un éventuel contrôle externe.
Le mot de la fin :
Maîtriser la réglementation emailing n’est pas une simple case à cocher. C’est un véritable avantage concurrentiel. En garantissant la transparence, le respect des droits et la qualité de vos listes, vous protégez votre entreprise tout en renforçant la confiance de vos prospects.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour un audit complet de vos campagnes emailing et évitez toute mauvaise surprise réglementaire.
A propos de l’auteur
Lorraine
Lorraine, à la tête de la BU marketing direct chez MO&JO, est une experte reconnue en PRM & CRM. Sa direction stratégique et son savoir-faire approfondi font d'elle un pilier essentiel dans le développement des relations clients.
